Datenschutzerklärung

Die New Aspect B.V. misst dem Schutz personenbezogener Daten große Bedeutung bei. Wir verarbeiten personenbezogene Daten sorgfältig, transparent und im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den sonstigen anwendbaren Rechtsvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für personenbezogene Daten, die wir von folgenden Personen verarbeiten:

• Kunden und Händler;
• Lieferanten;
• geschäftliche Ansprechpartner;
• potenzielle Kunden;
• Nutzer unseres Webshops und unseres Kundenportals;
• Besucher unserer Website;
• Personen, die per E-Mail, telefonisch oder über ein Formular Kontakt mit uns aufnehmen.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

New Aspect B.V. 

Generatorstraat 60

7556 RC Hengelo

Niederlande

Telefon: 085 – 065 68 88

E-Mail: [email protected]

Handelsregisternummer (KvK): 08134992

USt-IdNr.: NL814424910B01

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können an [email protected] gerichtet werden.

Abhängig von Ihrer Beziehung zu New Aspect können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Name, Unternehmensname und Funktion;
• Adress- und Kontaktdaten;
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• Handelsregisternummer (KvK) und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Kunden- oder Händlernummer;
• Konto-, Benutzer- und Anmeldedaten;
• Bestell-, Auftrags- und Rechnungsdaten;
• Lieferadressen sowie Versand- und Sendungsverfolgungsdaten;
• Zahlungsstatus, Bank- und Transaktionsdaten;
• Daten zu Rücksendungen, Reparaturen und Garantieanträgen;
• Korrespondenz und Kontakthistorie;
• Informationen, die Sie über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch bereitstellen;
• Newsletter-Einstellungen sowie Daten zur An- oder Abmeldung;
• IP-Adresse, Browserdaten, Gerätedaten, Sitzungsdaten sowie technische oder sicherheitsbezogene Protokolldaten;
• sonstige personenbezogene Daten, die für unsere Dienstleistungen oder unseren Geschäftsbetrieb erforderlich sind.

Quellen personenbezogener Daten

In den meisten Fällen erhalten wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen. In bestimmten Fällen erhalten wir geschäftliche Kontaktdaten über:

• Ihren Arbeitgeber oder einen Kollegen;
• einen Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartner;
• öffentliche Handelsregister, etwa das Handelsregister der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel);
• öffentlich zugängliche Unternehmenswebsites;
• Logistik-, Verwaltungs- oder Zahlungsdienstleister;
• Kredit- oder Wirtschaftsauskunfteien, soweit wir deren Dienste in Anspruch nehmen.

Wenn wir Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, verarbeiten wir diese nur, wenn hierfür eine gültige Rechtsgrundlage besteht.

Pflichtangaben

Daten, die wir in einem Formular oder Bestellvorgang als Pflichtangaben kennzeichnen, werden beispielsweise benötigt, um:

• ein Konto anzulegen;
• ein Angebot zu erstellen;
• eine Bestellung zu bearbeiten;
• Produkte zu liefern;
• eine Zahlung oder Rechnung zu bearbeiten;
• einen Garantie- oder Rücksendeantrag zu bearbeiten;
• einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen.

Wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen, können wir die betreffende Leistung möglicherweise nicht oder nicht vollständig erbringen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für eindeutig festgelegte Zwecke und sofern hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Konten und Geschäftsbeziehungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Anlegung und Verwaltung von Kunden- und Händlerkonten;
• Erfassung von Ansprechpartnern;
• Pflege von Geschäftsbeziehungen;
• Verwaltung von Zugriffsrechten auf unseren Webshop oder unser Kundenportal.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags, wenn Sie selbst Vertragspartei sind. Handeln Sie im Namen einer Organisation, stützen wir die Verarbeitung in der Regel auf unser berechtigtes Interesse an der Durchführung und Pflege der Geschäftsbeziehung.

Angebote, Bestellungen und Lieferungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten;
• Bearbeitung von Bestellungen;
• Lieferung und Nachverfolgung von Produkten;
• Abwicklung von Zahlungen;
• Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen;
• Bearbeitung von Rücksende-, Reparatur- und Garantieanträgen;
• Erbringung des Kundenservice.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Bei Ansprechpartnern von Geschäftskunden kann die Rechtsgrundlage auch unser berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit deren Organisation sein.

Kontakt und Kommunikation

Wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um:

• Ihre Anfrage zu beantworten;
• eine Kontaktanfrage zu bearbeiten;
• Informationen bereitzustellen;
• eine Beschwerde oder ein Problem zu klären;
• unsere Korrespondenz und Geschäftsbeziehung zu verwalten.

Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Beantwortung geschäftlicher Anfragen, der Erbringung eines guten Service und der Pflege von Geschäftsbeziehungen.

Verwaltung und rechtliche Verpflichtungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• unsere Finanzbuchhaltung;
• Rechnungsstellung;
• steuerliche Prüfungen;
• Produkt- und Garantieregistrierung;
• Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten;
• Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Aufsichts- oder Behördenstellen.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. 

Sicherheit und Missbrauchsprävention

Wir können personenbezogene und technische Daten verarbeiten, um:

•  unsere Website, unseren Webshop und unsere Systeme zu schützen;
• unbefugten Zugriff zu verhindern;
• Betrug, Missbrauch und Cybervorfälle zu untersuchen;
• Sicherungskopien und Protokolldateien zu verwalten;
• den technisch einwandfreien Betrieb unserer Dienstleistungen sicherzustellen.

Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz unserer Systeme, Mitarbeiter, Kunden und Unternehmensinformationen sowie in der Verhinderung von Betrug und Missbrauch.

Bonität und Zahlungsrisiko

Bei Anträgen auf Geschäftskonten, Kreditlimits oder Zahlung auf Rechnung können wir, soweit erforderlich, öffentliche Handelsdaten oder Informationen einer Kredit- oder Wirtschaftsauskunftei abrufen.

Dies erfolgt zur Bewertung von Zahlungsrisiken, zur Verhinderung von Betrug und zur fundierten geschäftlichen Entscheidungsfindung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Begrenzung finanzieller Risiken.

Eine etwaige Bonitätsprüfung führt nicht ohne menschliches Eingreifen zu einer Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Interessenabwägung

Soweit wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, prüfen wir vorab, ob dieses Interesse Ihre Datenschutzinteressen, Rechte und Freiheiten überwiegt. Wir verarbeiten nicht mehr Daten, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Wir versenden kommerzielle E-Mails, wenn:

• Sie zuvor darin eingewilligt haben; oder
• die gesetzliche Bestandskundenausnahme anwendbar ist.

Wenn wir uns auf die Bestandskundenausnahme stützen, informieren wir Sie ausschließlich über eigene Produkte oder Dienstleistungen, die den Produkten oder Dienstleistungen ähnlich sind, die Sie zuvor von uns bezogen haben.

Sie können sich jederzeit kostenlos abmelden:

• über den Abmeldelink in jeder kommerziellen E-Mail; oder
• indem Sie uns unter [email protected] kontaktieren.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Nach der Abmeldung können wir Ihre E-Mail-Adresse in eingeschränkter Form in einer Sperrliste speichern. Dies erfolgt ausschließlich, um zu verhindern, dass Sie erneut kommerzielle E-Mails erhalten.

New Aspect verkauft oder vermietet personenbezogene Daten niemals an Dritte.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, soweit dies für unsere Dienstleistungen, unseren Geschäftsbetrieb oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Je nach Sachlage können personenbezogene Daten an folgende Empfänger übermittelt werden:

• IT-, (Google-)Cloud-, Sicherheits- und Hostingdienstleister;
• Anbieter von E-Mail-, Dokumenten- und Kommunikationssystemen;
• Finanz- und Verwaltungsdienstleister;
• Wirtschaftsprüfer und professionelle Berater;
• Banken und Zahlungsdienstleister;
• Newsletter- und Marketingdienstleister;
• Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen;
• Kreditauskunfteien, Kreditversicherer oder Inkassodienstleister, soweit deren Dienste in Anspruch genommen werden;
• Frachtführer, Fulfillment-Partner und sonstige Logistikdienstleister;
• Behörden, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden, wenn wir gesetzlich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet sind;
• Parteien, die an einer etwaigen Umstrukturierung, Fusion, Übernahme oder Übertragung von Geschäftsaktivitäten beteiligt sind, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Zu den von uns eingesetzten Dienstleistern gehören unter anderem:

• Microsoft 365 für E-Mail, Kommunikation und Dokumente;
• Exact Online für die Finanzbuchhaltung;
• Mailchimp für Newsletter;
• Wrike für das Projektmanagement;
• PostNL, GLS, Eurosped und DHL für die Zustellung und Abwicklung von Sendungen.

Abhängig von der jeweiligen Dienstleistung verarbeiten diese Parteien personenbezogene Daten im Auftrag von New Aspect als Auftragsverarbeiter oder für eigene Zwecke als eigenständig Verantwortliche.

Mit Parteien, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir, soweit nach der DSGVO erforderlich, einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir stellen nicht mehr personenbezogene Daten bereit, als für die jeweilige Dienstleistung erforderlich sind. Diese Liste kann sich ändern, wenn wir neue Dienstleister einsetzen.

Einige Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten.

Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet, stellen wir sicher, dass eine gültige Rechtsgrundlage für die Übermittlung besteht. Je nach Land und Dienstleister stützen wir uns dabei auf:

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
• von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln;
• ergänzende technische, vertragliche oder organisatorische Schutzmaßnahmen;
• eine andere gesetzlich zulässige Grundlage für die Datenübermittlung.

Ein Angemessenheitsbeschluss wird nur herangezogen, wenn er für das betreffende Land und, soweit relevant, für die betreffende Organisation tatsächlich gilt.

Unter [email protected] können Sie weitere Informationen über die von uns für internationale Datenübermittlungen eingesetzten Garantien anfordern.

Soweit gesetzlich zulässig, können Sie auch eine Kopie der einschlägigen Garantien anfordern.

Werden personenbezogene Daten von Organisationen in den Vereinigten Staaten verarbeitet, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, kann diese Zertifizierung als geeignete Grundlage für die Datenübermittlung dienen.

Cookies

Unsere Website und unser Webshop verwenden funktionale Cookies, die für einen ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb erforderlich sind.

Diese Cookies können zu folgenden Zwecken eingesetzt werden:

• sichere Anmeldung bei einem Konto;
• Speicherung einer Sitzung;
• Funktionsfähigkeit des Webshops und Warenkorbs;
• Absicherung von Formularen;
• Verhinderung von Missbrauch;
• Gewährleistung des technischen Betriebs der Website.

Für unbedingt erforderliche funktionale Cookies ist keine vorherige Einwilligung erforderlich.

New Aspect verwendet keine Tracking- oder Werbe-Cookies, ohne zuvor die erforderliche Einwilligung einzuholen. Ändert sich der Einsatz von Cookies oder vergleichbaren Technologien, passen wir diese Datenschutzerklärung an und holen eine Einwilligung ein, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung und sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden auf die Art der Daten, die Verarbeitung und die damit verbundenen Risiken abgestimmt. Nur Mitarbeiter und Dienstleister, die personenbezogene Daten für ihre Tätigkeit benötigen, erhalten Zugriff auf diese Daten.

Kein System kann vollständige Sicherheit gewährleisten. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten untersuchen und behandeln wir diese entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Verpflichtungen.

Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Personen zur Folge hat, benachrichtigen wir sowohl die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) als auch die betroffenen Personen, soweit die DSGVO dies vorschreibt.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, haben Sie je nach den Umständen das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
• Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten;
• Löschung personenbezogener Daten;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit, soweit dieses Recht gesetzlich anwendbar ist;
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht;
• Widerspruch gegen Direktwerbung;
• jederzeitigen Widerruf einer zuvor erteilten Einwilligung;
• Einlegung einer Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens).

Für einige dieser Rechte gelten gesetzliche Voraussetzungen und Ausnahmen. Wir können einen Antrag beispielsweise ablehnen, wenn wir bestimmte Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahren müssen.

Bei Direktwerbung stellen wir die Verarbeitung ein, sobald Sie dieser widersprechen.

Sie können Ihren Antrag an [email protected] senden. Geben Sie dabei bitte eindeutig an, auf welches Recht und welche Daten sich Ihr Antrag bezieht.

Zur Verhinderung von Missbrauch können wir Sie um zusätzliche Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität bitten. Dabei verlangen wir nicht mehr Informationen als erforderlich.

Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Ist ein Antrag komplex oder gehen mehrere Anträge ein, können wir diese Frist um höchstens zwei weitere Monate verlängern. Wir informieren Sie innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und deren Gründe.