Privacyverklaring

New Aspect B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken van onder meer: 

• klanten en dealers; 
• leveranciers; 
• zakelijke contactpersonen; 
• potentiële klanten; 
• gebruikers van onze webshop en ons klantportaal; 
• bezoekers van onze website; 
• personen die per e-mail, telefonisch of via een formulier contact met ons opnemen.

De verwerkingsverantwoordelijke is: New Aspect B.V. Generatorstraat 60 7556 RC Hengelo Telefoon: 085 – 065 68 88 E-mail: [email protected] KvK-nummer: 08134992 BTW-nummer: NL814424910B01 

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar [email protected].

Afhankelijk van uw relatie met New Aspect kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• naam, bedrijfsnaam en functie; 
• adres- en contactgegevens; 
• telefoonnummer en e-mailadres; 
• KvK-nummer en BTW-nummer; 
• klantnummer of dealernummer; account-, gebruikers- en inloggegevens;
• bestel-, order- en factuurgegevens; 
• afleveradressen en verzend- en trackinggegevens; 
• betaalstatus, bank- en transactiegegevens; 
• gegevens over retouren, reparaties en garantieaanvragen; 
• correspondentie en contactgeschiedenis; 
• informatie die u via een formulier, per e-mail of telefonisch verstrekt; 
• nieuwsbriefvoorkeuren en gegevens over aan- of afmelding; 
• IP-adres, browsergegevens, apparaat gegevens, sessiegegevens en technische of beveiligingsloggegevens; 
• andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering.

Wij verwerken geen gegevens die niet noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor zij worden verzameld. Onze dienstverlening richt zich niet op personen jonger dan 16 jaar. 

Bronnen van persoonsgegevens 

In de meeste gevallen ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u. In sommige gevallen ontvangen wij zakelijke contactgegevens via: 

• uw werkgever of een collega; 
• een klant, leverancier of andere zakelijke relatie; 
• openbare handelsregisters, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel; 
• openbare zakelijke websites; 
• logistieke, administratieve of betaaldienstverleners;
• dienstverleners op het gebied van krediet- of bedrijfsinformatie, voor zover wij daarvan gebruikmaken.

Wanneer wij gegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, verwerken wij deze alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Verplichte gegevens 

Gegevens die wij in een formulier of bestelproces als verplicht aanduiden, zijn nodig om bijvoorbeeld:

• een account aan te maken; 
• een offerte op te stellen; 
• een bestelling te verwerken; 
• producten te leveren; 
• een betaling of factuur te verwerken; 
• een garantie- of retouraanvraag af te handelen; 
• aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet of niet volledig leveren.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden en wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Accounts en zakelijke relaties

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het aanmaken en beheren van klant- en dealeraccounts; 
• het registreren van contactpersonen; 
• het onderhouden van zakelijke relaties; 
• het beheren van toegangsrechten tot onze webshop of ons klantportaal. 

De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst wanneer u zelf contractspartij bent. Wanneer u optreedt namens een organisatie, baseren wij de verwerking doorgaans op ons gerechtvaardigde belang bij het uitvoeren en onderhouden van de zakelijke relatie.

Offertes, bestellingen en leveringen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het opstellen en opvolgen van offertes;
• het verwerken van bestellingen;
• het leveren en volgen van producten;
• het verwerken van betalingen;
• het verzenden van orderbevestigingen en facturen;
• het afhandelen van retour-, reparatie- en garantieaanvragen;
• het verlenen van klantenservice.

De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst. Bij contactpersonen van zakelijke klanten kan de grondslag ook ons gerechtvaardigde belang zijn bij het uitvoeren van de overeenkomst met hun organisatie.

Contact en communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw persoonsgegevens om:

•  uw vraag te beantwoorden;
• een contactverzoek af te handelen;
• informatie te verstrekken;
• een klacht of probleem op te lossen;
• onze correspondentie en zakelijke relatie te beheren.

Ons gerechtvaardigde belang bestaat hierbij uit het beantwoorden van zakelijke verzoeken, het leveren van goede service en het onderhouden van zakelijke relaties.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• onze financiële administratie;
• facturatie;
• fiscale controles;
• product- en garantieregistratie;
• het voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten;
• het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van toezichthouders of overheidsinstanties.

De grondslag is het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Beveiliging en voorkoming van misbruik

Wij kunnen persoonsgegevens en technische gegevens verwerken om:

• onze website, webshop en systemen te beveiligen;
• ongeautoriseerde toegang te voorkomen;
• fraude, misbruik en cyberincidenten te onderzoeken;
• back-ups en logbestanden te beheren;
• onze dienstverlening technisch goed te laten functioneren.

Ons gerechtvaardigde belang bestaat uit het beschermen van onze systemen, medewerkers, klanten en bedrijfsinformatie en het voorkomen van fraude en misbruik.

Kredietwaardigheid en betalingsrisico

Bij aanvragen voor zakelijke accounts, kredietlimieten of betaling op rekening kunnen wij, voor zover noodzakelijk, openbare handelsgegevens of informatie van een krediet- of bedrijfsinformatiedienst raadplegen.

Wij doen dit om betalingsrisico’s te beoordelen, fraude te voorkomen en verantwoorde zakelijke beslissingen te nemen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij het beperken van financiële risico’s.

Een eventuele kredietbeoordeling leidt niet zonder menselijke tussenkomst tot een besluit dat juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u heeft.

Belangenafweging

Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij vooraf of dit belang opweegt tegen uw privacybelangen, rechten en vrijheden. Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Wij sturen commerciële e-mails wanneer:

• u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven; of
• de wettelijke bestaande-klantuitzondering van toepassing is.

Wanneer wij gebruikmaken van de bestaande-klantuitzondering, informeren wij u alleen over eigen producten of diensten die vergelijkbaar zijn met producten of diensten die u eerder bij ons heeft afgenomen.

U kunt zich op ieder moment kosteloos afmelden:

• via de afmeldlink in iedere commerciële e-mail; of
• door contact met ons op te nemen via [email protected].

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Na afmelding kunnen wij uw e-mailadres in beperkte vorm op een blokkadelijst bewaren. Dit doen wij uitsluitend om te voorkomen dat u opnieuw commerciële e-mails ontvangt.

New Aspect verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

• IT-, (Google) cloud-, beveiligings- en hostingdienstverleners;
• leveranciers van e-mail-, document- en communicatiesystemen;
• financiële en administratieve dienstverleners;
• accountants en professionele adviseurs;
• banken en betaaldienstverleners;
• nieuwsbrief- en marketingdienstverleners;
• projectmanagement- en samenwerkingsplatforms;
• kredietinformatie-, kredietverzekerings- of incassodienstverleners, voor zover daarvan gebruik wordt gemaakt;
• vervoerders, fulfilmentpartners en andere logistieke dienstverleners;
• overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
• partijen die betrokken zijn bij een eventuele reorganisatie, fusie, overname of overdracht van bedrijfsactiviteiten, voor zover wettelijk toegestaan.

Dienstverleners die wij gebruiken zijn onder andere:

• Microsoft 365 voor e-mail, communicatie en documenten;
• Exact Online voor financiële administratie;
• Mailchimp voor nieuwsbrieven;
• Wrike voor projectbeheer;
• PostNL, GLS, Eurosped en DHL voor de bezorging en verwerking van zendingen.

Afhankelijk van hun dienstverlening verwerken deze partijen persoonsgegevens namens New Aspect als verwerker of voor eigen doeleinden als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, wanneer de AVG dit vereist, een verwerkersovereenkomst. Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening. Deze lijst kan wijzigen wanneer wij nieuwe dienstverleners inzetten.

Sommige dienstverleners of hun subdienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag. Wij maken daarbij, afhankelijk van het land en de dienstverlener, gebruik van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses;
• aanvullende technische, contractuele of organisatorische beveiligingsmaatregelen;
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrondslag.

Een adequaatheidsbesluit wordt alleen gebruikt wanneer dit daadwerkelijk van toepassing is op het betreffende land en, waar relevant, op de betreffende organisatie.

U kunt via [email protected] meer informatie opvragen over de waarborgen die wij voor internationale gegevensdoorgiften gebruiken. Voor zover wettelijk mogelijk kunt u ook een kopie van de relevante waarborgen opvragen.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door organisaties in de Verenigde Staten die zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, kan deze certificering dienen als passende doorgiftegrondslag.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarnaast houden wij rekening met wettelijke bewaarplichten, garantieperiodes, mogelijke geschillen en toepasselijke verjaringstermijnen. Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, lopend geschil, fraudeonderzoek of beveiligingsincident.

Cookies

Onze website en webshop gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor een correcte en veilige werking.

Deze cookies kunnen worden gebruikt voor:

• het veilig inloggen op een account;
• het onthouden van een sessie;
• het functioneren van de webshop en winkelwagen;
• het beveiligen van formulieren;
• het voorkomen van misbruik;
• het waarborgen van de technische werking van de website.

Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

New Aspect gebruikt geen tracking- of advertentiecookies zonder daarvoor vooraf de vereiste toestemming te vragen. Wanneer het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken wijzigt, passen wij deze privacyverklaring aan en vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Onze beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de bijbehorende risico’s. Alleen medewerkers en dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot deze gegevens.

Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer zich een datalek voordoet, onderzoeken en behandelen wij dit overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Indien een datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor betrokkenen informeren wij zowel de Autoriteit Persoonsgegevens als de betrokkenen wanneer de AVG dit voorschrijft.

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u afhankelijk van de omstandigheden het recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van persoonsgegevens, wanneer dit recht wettelijk van toepassing is;
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• bezwaar tegen direct marketing;
• intrekking, op elk moment, van eerder gegeven toestemming;
• het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aan sommige rechten zijn wettelijke voorwaarden en uitzonderingen verbonden. Wij kunnen een verzoek bijvoorbeeld weigeren wanneer wij bepaalde gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.

Voor direct marketing geldt dat wij de verwerking beëindigen zodra u daartegen bezwaar maakt. U kunt uw verzoek sturen naar [email protected]. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht en op welke gegevens uw verzoek betrekking heeft.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij informeren u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvoor.

New Aspect neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor personen hebben of hen anderszins aanzienlijk treffen.

Digitale systemen kunnen medewerkers ondersteunen, bijvoorbeeld bij accountbeheer, fraudepreventie of kredietbeoordeling. Een besluit met aanzienlijke gevolgen wordt niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem genomen.

Bij het gebruik van AI-functionaliteiten gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij beoordelen vooraf of het gebruik van een AI-toepassing passend is, beperken de verwerking van persoonsgegevens waar mogelijk en treffen passende maatregelen om de privacy van betrokkenen te beschermen.

Heeft u vragen of bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

New Aspect kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsprocessen of de toepasselijke wet- en regelgeving veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Bovenaan de privacyverklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.